15. Lieve Desi - Week 29
- Geplaatst op
- Door Lesley van Alfen
Lieve Desi,
Na een vervroegde zomerstop zijn we er weer :). Tijd voor een nieuwe blog!
De zomer staat voor de deur en dat betekent dat het overal een stukje rustiger begint te worden. Veel mensen zijn, of gaan op vakantie waardoor het bij veel bedrijven iets rustiger begint te worden. Wat mij hierbij dit jaar heel erg opvalt, is dat er veel opdrachtgevers rond deze tijd weer nieuwe inzichten krijgen. Er komen veel dingen naar boven binnen de bedrijven die ze onder de loep nemen en al lijstjes beginnen te maken met verbeteringen/veranderingen die ze vanaf september willen gaan doorvoeren in hun organisaties. Het eerste half jaar zit er dan natuurlijk ook op en dat geeft vaak weer duidelijkheid in resultaten op de werkvloer en inzicht in de cijfers. Het is een meetpunt. Maar het valt dit jaar extra op dat zo veel organisaties hier ook op de helft van het jaar al heel actief mee bezig zijn!
Toch valt mij wel iets op de laatste tijd. Heel veel bedrijven voeren nieuwe ideeën door wanneer er voldoende draagvlak voor is en optimaliseren wanneer er geluiden zijn die daarom vragen. Het is een soort actie-reactie. Fijn! Want, zo wordt er dus ook meteen actie ondernemen, maar voor hoeveel van deze ideeën/veranderingen of optimalisaties is er een goed projectplan opgezet? Dat zie ik bijna nergens...
Een voorbeeld over hoe een situatie intern zonder projectplan verloopt:
1. Er wordt intern een nieuw formulier of template gelanceerd die een bepaald proces zou moeten verbeteren, bijvoorbeeld een template voor begrotingen.
2. Het nieuwe template gaat vanaf vandaag in, dus alle oude begrotingen zijn nog gemaakt zonder dat template.
3. Vervolgens gaan ze de nieuwe begrotingen maken met dat nieuwe template, maar over 4 maanden passen ze dat template toch nog een beetje aan. Er zaten gewoon nog wat kleine dingetjes in die niet handig waren of er ontbrak juist nog wat info.
4. Het template wordt aangepast en vanaf die dag werken ze allemaal weer met dat formulier.
Gevolg is dat er over een jaar 3 soorten begrotingen door de organisatie gaan. Dat zorgt ervoor dat ineens mensen niet meer in dezelfde taal spreken of nieuwe medewerkers veel tijd moeten steken in het uitlezen van al die verschillende documenten.
Nu is begroten het voorbeeld, maar je ziet dit op heel veel verschillende fronten in een organisatie. En weet je wat ik daar nou zo enorm zonde aan vind? Los van dat het veel mensen meer tijd kost? Dat nieuwe template of die nieuwe werkwijze wordt nooit meer geëvalueerd waardoor er helemaal geen inzicht meer is in wat het de organisatie nu echt heeft gebracht of had kunnen brengen. De optimalisaties zijn niet meetbaar.
Daarom pleit ik er zo voor dat je van ieder idee, optimalisatie of verandering die je doorvoert een gedegen projectplan maakt, zodat je dit in je organisatie kunt borgen er je het optimale resultaat haalt. Iedere kleine golf kan op den duur van grote invloed zijn. Transitie is overal en steeds meer! Maar, vergeet de projectmatige aanpak niet!
Zelfs in een kleine organisatie als die van onszelf, vind ik dat we dit goed moeten doen. Zo hebben we recent bijvoorbeeld het bijhouden van de uren voor opdrachtgevers veranderd, omdat we steeds meer opdrachtgevers hebben waar wij een bepaald aantal uur aan budget krijgen. Hiervoor heb ik gelijk een puntje in onze agenda gezet om dit begin september te evalueren. Zo kunnen we waar nodig optimaliseren of natuurlijk ons succes kunnen vieren als dit helemaal naar wens werkt. Ik ben benieuwd!
Tot over twee weken.
Liefs,
Lesley